Entenda como a DCTFWeb impactou a rotina das empresas

A DCTFWeb veio para substituir a GFIP e alterou significativamente a rotina das áreas fiscal, trabalhista e financeira nas empresas.

Com essa nova declaração, as informações sobre contribuições previdenciárias do eSocial e EFD-Reinf foram unificadas em um documento.

No entanto, a transição da GFIP para a DCTFWeb não está sendo tão simples, já que exige adaptações em processos e tecnologias, tanto para empresas quanto para contadores.

A seguir, vamos entender como essa obrigação acessória afetou as organizações e como ficar em dia com sua DCTFWeb no prazo.

O que é DCTFWeb?

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é uma obrigação acessória que informa débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros à Receita Federal.

Ela foi criada para substituir a GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social) e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), unificando as informações prestadas nas escriturações digitais (eSocial e EFD-Reinf).

Sua regularização consta na Normativa nº 1.787:

“Art. 13. A DCTFWeb substitui a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) como instrumento de confissão de dívida e de constituição do crédito previdenciário”

Logo, foi uma das mudanças recentes feitas pelo eSocial que gerou diversas mudanças nas rotinas dos setores fiscal e financeiro das empresas.

De acordo com o órgão fiscalizador, a substituição da GFIP pela DCTFWeb faz parte de um Programa de Unificação dos Créditos Tributários, cujo objetivo é simplificar a administração das obrigações tributárias.

Quais informações são transmitidas pela DCTFWeb?

Ao transmitir a DCTFWeb, o contribuinte informa sobre as seguintes contribuições previdenciárias:

• Contribuições previdenciárias a cargo das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento) e dos trabalhadores;
• Contribuições previdenciárias instituídas sobre a receita bruta a título de substituição às incidentes sobre a folha de pagamento, como a Contribuição Patronal Sobre a Receita Bruta (CPRB) e as contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
• Contribuições parafiscais, ou seja, destinadas a outras entidades e fundos (terceiros).

Antes de preencher a DCTFWeb, o contribuinte deve preencher o eSocial e a EFD-Reinf com suas respectivas informações.

Isso porque esses sistemas de escrituração digital reúnem informações sobre créditos e débitos relacionados a folha de pagamento (eSocial) e sobre as retenções que não estão associadas à folha (EFD-Reinf).

Como ambos são integrados à DCTFWeb, basta preenchê-los para depois enviar a declaração pelo e-CAC (Centro Virtual de Atendimento).

Quando a DCTFWeb deve ser enviada?

A DCTFWeb deve ser enviada mensalmente até o 15º dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

Por exemplo, o prazo de envio da DCTFWeb da competência outubro/2021 é até 12/11, pois dia 15/11 é feriado. 

Existem ainda outros dois tipos de declarações:

• DCTFWeb Anual: deve conter as informações sobre os valores de 13° salário pagos aos funcionários, tendo prazo de emissão até dia 20 de dezembro. Caso este prazo final não seja um dia útil, é obrigatório enviá-la antes;
• DCTFWeb diária: deve apresentar as informações sobre a receita de eventos desportivos e é necessário transmiti-la no máximo até o segundo dia útil.

O que acontece se a DCTFWeb não for enviada no prazo?

Se a DCTFWeb não for entregue no prazo, a empresa fica sujeita a uma multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o valor das contribuições informado na declaração.

A multa mínima é de R$ 200,00 no caso de omissão de declaração e de R$ 500,00 nos demais casos, e é limitada a 20%.

Além disso, a penalidade é reduzida em 90% para o microempreendedor individual (MEI) e em 50% para a microempresa (ME) e a Empresa de Pequeno Porte (EPP).

Qual o prazo de implementação da DCTFWeb?

Para entender o calendário de implementação da DCTFWeb, é importante conhecer a classificação dos grupos empresariais dentro do eSocial:

• Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões;
• Grupo 2: empresas com faturamento acima de R$ 4,8 milhões;
• Grupo 3: demais pessoas jurídicas e físicas obrigadas, exceto órgãos públicos e organizações internacionais e todas as demais empresas constituídas após o ano de 2017 (independente do faturamento), incluindo optantes pelo Simples Nacional, MEI, Produtores Rurais Pessoa Física, Empregadores Pessoa Física com exceção dos domésticos, e entidades isentas;
• Grupo 4: entes da Administração Pública e organizações internacionais.

Portanto, a partir do final deste ano de 2021, todas as empresas privadas brasileiras estarão obrigadas a efetuar a transmissão da DCTFWeb.

Em fevereiro de 2021, a Receita Federal divulgou um novo cronograma de substituição da GFIP, definindo as seguintes datas:

• Julho/2021: Parte do 2º grupo do eSocial que ainda não entregam a DCTFWeb;
• Julho/2021: 3º grupo do eSocial;
• Junho/2022: 4º grupo do eSocial.

Ou seja: atualmente, com exceção do 4º grupo, todas as empresas estão obrigadas a entregarem a DCTFWeb em substituição à GFIP.

O que mudou na rotina das empresas com a DCTFWeb?

Com a chegada da DCTFWeb, não é mais possível fazer o envio antecipado da  Guia da Previdência Social (GPS), cujo vencimento é no dia 20 do mês seguinte à competência apurada.

Agora, ela passa a fazer parte do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) Previdenciário.

Logo, o departamento trabalhista e previdenciário precisa aguardar a apuração dos tributos pela área fiscal para consolidar as informações e gerar o DARF no ambiente da DCTFWeb.

Com isso, as áreas fiscal e trabalhista da empresa precisam estar mais integradas do que nunca para atender às novas exigências do Fisco.

Confusão entre empresas e contadores

Segundo o portal Contábeis, a transição da GFIP para a DCTFWeb tem gerado confusão no momento de transmitir as informações e pagar a guia de recolhimento. 

Ocorre que empresas e escritórios de contabilidade estão tendo que rever seus sistemas para se adequar às novas regras.

Muitos contadores não conseguem transmitir a DCTFWeb automaticamente e estão tendo que enviar a declaração empresa por empresa, dentro do site da Receita, por exemplo.

Do outro lado, muitas empresas seguem pagando a GPS de forma antecipada, mesmo com os avisos dos profissionais.

Além disso, o e-CAC tem apresentado oscilações e instabilidade na recepção das declarações.

Em outubro de 2021, por exemplo, a Receita Federal teve que prorrogar o prazo de entrega da DCTFWeb devido a problemas com erros e lentidão no portal e-CAC.

Quando é preciso retificar a DCTFWeb

Em caso de inconsistências e erros na sua DCTFWeb, você terá que fazer uma retificação para corrigir as divergências.

No entanto, o governo impõe alguns limites a esse processo. No caso, a retificação não terá efeito se causar a redução no valor de tributos anteriormente confessados:

• Cujos saldos a pagar já tenham sido enviados à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em DAU, nos casos em que importe alteração desses saldos;

• Cujos valores apurados em procedimentos de auditoria interna, relativos às informações indevidas ou não comprovadas prestadas na DCTFWeb, sobre exclusão, pagamento, parcelamento, compensação ou suspensão de exigibilidade, já tenham sido enviados à PGFN para inscrição em DAU; ou
• Que tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização.

Entendeu o que é a DCTFWeb e como ela impactou a rotina das empresas?

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